Black Friday, Vánoce nebo jiné sezónní kampaně mohou během několika dnů výrazně zvýšit počet objednávek. Sklad, který běžně funguje bez problémů, se pak může rychle dostat na hranici možností.

Nedostatek prostoru, přetížení zaměstnanci nebo pomalá expedice se projeví vyššími náklady i nespokojeností zákazníků.

Dobrá příprava ale dokáže většině problémů předejít. Podívejte se na 7 kroků, které pomohou zvládnout sezónní špičku bez zbytečného chaosu.

Vycházejte z výsledků předchozí sezóny, meziročního růstu a plánovaných kampaní. Nesledujte jen počet objednávek, ale také počet položek, obrátku zboží a kapacitu balení a expedice.

Připravte si tři scénáře – standardní, zvýšený a maximální – a u každého určete potřebný prostor a počet lidí.

Nestačí vědět, zda se zboží do skladu vejde. Přeplněný sklad zpomaluje příjem, manipulaci i vychystávání. Prověřte proto také prostor pro balení a zásilky čekající na expedici.

Pokud vlastní sklad několik týdnů v roce nestačí, může být řešením krátkodobé navýšení skladové kapacity. Více k volbě modelu najdete v článku Krátkodobý vs. dlouhodobý pronájem skladů.

Více zásob automaticky neznamená lepší připravenost. Pomalu obrátkové položky mohou zabírat místo produktům, které se během sezóny prodávají nejvíce.

Nejžádanější zboží proto umístěte tak, aby jeho vychystávání bylo co nejrychlejší, a předem ověřte možnosti doplnění zásob u dodavatelů.

Zajímavost: Úzké místo nemusí vzniknout až při expedici. Pokud sklad nezvládne rychle přijmout zvýšené množství zboží, může se provoz zpomalit ještě před hlavní vlnou objednávek.

Dostatek prostoru nepomůže, pokud nebude mít kdo objednávky zpracovat. Projděte proces od příjmu přes vychystání a balení až po expedici a určete, kde může vzniknout úzké místo.

Pokud se nedostatek pracovníků opakuje každou sezónu, může být vhodné část provozu řešit přes externí logistické služby.

Při stovkách objednávek se každá zbytečná manipulace násobí. Před sezónou zkontrolujte rozmístění nejprodávanějšího zboží, zásobu obalového materiálu i kapacitu balicích pracovišť.

U sad a promo balíčků lze část práce připravit předem nebo využít externí balení a copacking.

Logistika nekončí zabalením zásilky. Ověřte svozové časy, možnosti mimořádných svozů, kapacitu dopravců a termíny garantovaného doručení.

Realistický termín je vždy lepší než pozdější zpoždění a reklamace.

Ani dobrý odhad nemusí vyjít. Kampaň může být úspěšnější nebo část zaměstnanců může vypadnout.

Záložní řešení může zahrnovat dodatečný skladový prostor, externí balení nebo přesun části operací na partnera. Pro e-shopy může být řešením také fulfillment a e-shop logistika, kdy partner převezme skladování, vychystávání, balení i expedici.

Zaznamenejte maximální počet objednávek za den, vytížení skladu, rychlost zpracování, chybovost a opožděné zásilky.

Klíčová otázka zní: Která část logistického procesu byla nejblíže svému limitu? Právě tam je vhodné vytvořit rezervu před další sezónou.

Pokud vlastní kapacita nebude stačit, logistické a skladovací služby RTR mohou pomoci s dodatečným prostorem i navazujícími procesy.

Kdy začít s přípravou?
Čím vyšší nárůst očekáváte, tím dříve. Skladovou kapacitu, zásoby, pracovní sílu a dopravu řešte před hlavním nástupem sezóny.

Jak poznám, že vlastní sklad nestačí?
Varováním je nedostatek prostoru, zpomalující se vychystávání, pravidelné přesčasy nebo rostoucí počet chyb a opožděných zásilek.